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Utilidade dos Dashboards para as Empresas

Existem fundamentalmente três grandes vantagens na utilização empresarial de Dashboards:

- Monitorizar a performance dos principais indicadores.
- Promover a visualização inteligente da informação.
- Conquistar os destinatários para o processo de monitorização.

A utilidade de cada um dos aspectos referenciados atrás poderá ter importância diferente em função das prioridades actuais de uma organização. Em organizações sem práticas de monitorização, o Dashboard pode constituir um elemento cativador dos potenciais destinatários. O seu layout sintético e elegante é francamente aprazível e atrai as atenções.

Acrescem ainda outras vantagens (algumas, por vezes, consideradas desvantagens) também importantes: aumentar a transparência na comunicação dos resultados, alargar o público-alvo com acesso à performance interna, simplificar o processo de monitorização, é instrumento relativamente barato, etc.

Monitorizar a performance dos principais indicadores

São incontestáveis os benefícios associados à comunicação sistemática dos resultados obtidos num determinado período de tempo, sejam estes resultados globais ou simplesmente de uma unidade orgânica.

O Dashboard é o veículo responsável por difundir os principais indicadores da organização. Esta particularidade assenta na máxima de comunicar a informação num único ecrã/página A4. Sendo o espaço limitado, obriga a que, na sua parametrização, a organização tenha que conseguir seleccionar qual a informação principal e qual a informação secundária.

Seleccionar um conjunto de indicadores que irão configurar no Dashboard em detrimento de outros não significa que irão ser descartados. Podem sempre existir Dashboards em diferentes níveis de profundidade de informação e, além disso, faz sempre sentido que se acompanhe os indicadores que se constituem como explicadores dos indicadores de primeira linha.

Quando uma organização executa esta tarefa, existe sempre um conjunto vasto de informação que é considerada muito importante e, por conseguinte, deve constar no Dashboard. Só na fase em quem que se decide como se posicionará e se relacionará a informação é que será possível perceber se o Dashboard já tem toda a informação que necessita, se ainda pode receber mais informação ou se já tem informação a mais. A aplicação de técnicas de design tendem geralmente a potenciar a capacidade do Dashboard de absorver mais informação.

Não nos podemos esquecer que a razão pela qual a informação deve ficar dentro dos limites de um ecrã de computador ou da impressão de uma folha A4 se deve exclusivamente ao propósito do Dashboard pretender apresentar muito rapidamente, quase de forma imediata, um determinado ponto de situação.

Promover a visualização inteligente da informação

O Dashboard tem a grande preocupação de assegurar que a transmissão da informação é efectuada da forma mais eficaz possível. Eficácia não é só garantir que o destinatário do Dashboard consiga ter acesso claro e imediato à informação. Importa também que a informação esteja organizada de forma coerente, expondo os aspectos mais relevantes e relacionando dados que permitem fazer análises ricas, para que o gestor possa obter assim informações essenciais para a identificação de acções mais eficazes.

Por exemplo, ao analisarmos a evolução semanal das vendas de um determinado produto ou serviço, importa poder relacionar o número de contactos que os vendedores fizeram com os potenciais clientes, os esforços das acções de marketing, o nível de reclamações, etc. Desta forma, podemos percepcionar, por exemplo, se, em momentos em que a equipa de comerciais se empenhou em contactos com potenciais clientes, acabou por dar frutos nas vendas ou não. Podemos começar a perceber que o número de vendas por contacto apresenta um rácio cada vez mais baixo, o que pode indicar contactos mal identificados ou mal trabalhados. Podemos descobrir com que dimensão e rapidez as nossas vendas reagem às nossas acções de marketing. Podemos descobrir quais são os nossos canais de vendas que mais se estão a desenvolver, etc.

Conquistar os destinatários para o processo de monitorização

O Dashboard encontra-se no extremo aposto aos tradicionais reports, extensos, com excesso de informação, incapazes de transmitir uma informação de forma clara e rápida. O destinatário do report sabe de antemão que tem que despender algum tempo para poder analisar com atenção o documento, ou seja, sabe que dificilmente poderá, em poucos minutos, obter um ponto de situação claro, objectivo e integrado. Não se está a dizer que os reports estão totalmente ultrapassados e que não servem para nada e que o Dashboard veio substituir tudo o que existia. O que se pretende transmitir é que o Dashboard é um instrumento de monitorização diferente porque tem outros objectivos, procura satisfazer outras necessidades e que, aliás, os reports mais completos e os Dashboards podem coexistir em simultâneo em qualquer organização.

A aplicação de design ao Dashboard é claramente um factor crítico de sucesso, quer para potenciar a eficácia da comunicação quer para cativar os destinatários para o uso desta ferramenta. O design é assim responsável por conferir ao Dashboard simplicidade, clareza e elegância. Estes são aspectos importantes para que o Dashborad seja um instrumento capaz de conquistar a atenção e reter os seus potenciais utilizadores. Dashboards visualmente agradáveis têm a capacidade de reter a nossa atenção e, eventualmente, cativar-nos e viciar-nos na informação que contêm.

Para além da elegância visual do Dashboard e da facilidade em se percepcionar um determinado ponto de situação quase de forma imediata, existem outros aspectos que cativam a organização para a sua aceitação. Um deles é a inclusão de informação que realmente interessa aos destinatários, na medida em que esta ajuda de facto a perceber a evolução da actividade, ajuda a apresentar o esforço do nosso trabalho e ajuda também a compreender os impactos subsequentes das nossas medidas, pelo que nos deixa mais capazes de tomar melhores decisões e obter melhores desempenhos.

Autor: Dr. Jorge Caldeira
Retirado do Livro: DASHBOARDS - Comunicar Eficazmente a Informação de Gestão; 2010; Almedina
 

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